Belbin Team Roles

COMMUNICATION & SKILLS:

BELBIN TEAM ROLES

Meredith Belbin, seorang dari Inggris yang telah banyak meneliti perilaku tim, mengatakan bahwa dengan pemahaman yang baik akan peran, mengetahui kekuatan dan kelemahan Anda di dalam tim maka Anda akan mampu menjadi individu yang lebih efektif di tempat Anda bekerja, dan dengan membantu orang lain di sekitar Anda melakukan hal yang sama, Anda akan mampu membentuk sebuah tim berkinerja tinggi dimana setiap anggotanya mampu mengerahkan kemampuan terbaik mereka.

Meredith Belbin menghabiskan waktu sembilan tahun secara intensif untuk meneliti faktor-faktor apa saja yang membuat suatu tim efektif atau tidak efektif. Hasil penelitian tersebut adalah Belbin Team Roles, yang menjelaskan mengapa kombinasi keterampilan yang berbeda dalam suatu tim merupakan penentu utama dari efektifitas sebuah tim. Hasil penelitian Belbin itu terangkum dalam sembilan peran tim yang mendasari kesuksesan sebuah tim.

Ketika kinerja sebuah tim tidak sebaik yang diharapkan, hal itu tentunya membawa pengaruh buruk bagi seluruh anggota tim dan juga dampak yang bisa jadi fatal bagi proyek atau tujuan yang seharusnya dicapai oleh tim. Atas dasar itulah Dr. Meredith Belbin dan timnya kemudian melakukan suatu riset berkaitan dengan kebutuhan untuk mengontrol dinamika tim dan bagaimana mengantisipasi setiap masalah yang diprediksi dapat menimpa tim. Riset tersebut membuktikan bahwa keberhasilan sebuah tim bukan terletak pada faktor intelektual semata, namun lebih kepada perilaku dari anggota tim. Riset tersebut lalu mengidentifikasi sejumlah perilaku, yang masing-masing memiliki kontribusi tersendiri terhadap tim.

BELBIN TEAM ROLES

Team Roles adalah suatu kecenderungan untuk berperilaku, berkontribusi dan berhubungan dengan anggota tim lain dengan cara tertentu yang khas. Telah ditemukan bahwa setiap orang memiliki beberapa Team Roles dalam diri masing-masing dengan kadar yang berbeda-beda.

Meredith Belbin mengkategorikan sembilan peran itu dalam tiga kelompok yaitu thinking oriented, action oriented, dan people oriented. Setiap peran dalam tim memiliki karakteristik kekuatan yang khas serta kelemahan tertentu. Belbin mendefinisikan kelemahan ini sebagai allowable weakness. Kelemahan ini adalah daerah yang harus diperhatikan dan diperbaiki oleh setiap pemain dalam tim. Berikut adalah karakter, kekuatan, dan kelemahan mereka serta peran mereka dalam suatu tim.

A.    THINKING ORIENTED

1.      Plant (PL)

Plant adalah inovator yang kreatif, dari mereka sering muncul ide-ide kreatif, pendekatan-pendekatan baru, gagasan dan konsep baru yang kemudian dapat dikembangkan lebih lanjut. Individu kreatif ini disebut Plant oleh Belbin sebab mereka sengaja “planted atau ditanamkan” ke dalam tim. Ketika individu-individu ini diberi kesempatan oleh tim untuk menjadi kreatif maka kinerja tim akan secara konsisten meningkat. Orang Plant adalah seorang pencetus ide yang tepat dan memberikan solusi inovatif dalam suatu masalah.

Mereka biasanya lebih memilih untuk bekerja sendiri dengan menggunakan imajinasi mereka berpikir outside the box, ide-ide yang dihasilkan benar-benar baru sehingga tampak radikal dan tidak praktis. Mereka cenderung tertutup atau introvert, lemah dalam komunikasi dengan orang lain, namun cerdas dan mandiri. Dengan pujian mereka semakin berkembang, namun mereka cenderung sulit untuk menerima kritik.

Kontribusi utama Plant adalah menghasilkan ide-ide baru, proposal dan konsep baru untuk memecahkan masalah yang kompleks. Plant sangat diperlukan di tahap awal proyek atau ketika proyek gagal mengalami kemajuan. Plant mendengarkan dengan hati-hati setiap data dan argumen yang dilontarkan dalam diskusi, mereka memikirkan masalah dengan hati-hati sebelum mengemukakan ide atau solusi dalam diskusi. Kelemahan Plant yaitu seringkali mengabaikan hal-hal yang bersifat insidental dan tidak suka terjebak dalam detai-detail praktis seperti teknis pelaksanaan.

2.      Monitor Evaluator (ME)

Monitor Evaluator adalah orang yang adil, bijaksana, dan cerdas, namun kurang memiliki hasrat untuk mencapai sesuatu. Mereka memiliki bakat untuk keluar dari kondisi biasa dan mampu melihat semua pilihan yang tersedia dengan sangat jelas dan tidak memihak. Mereka melihat dari sisi yang luas ketika sedang menyelesaikan suatu masalah dan dengan manuver yang analitis dan penuh kehati-hatian, biasanya selalu mampu untuk mengambil keputusan yang tepat. Karena itulah mereka dapat diandalkan dalam situasi yang membutuhkan keputusan krusial. Monitor Evaluator bukanlah tipe orang yang dapat dibelokkan oleh argumentasi emosional. Kelemahan tipe ini adalah kadang mereka bisa menjadi orang yang terlalu kritis, patah semangat dan membosankan. Mereka juga tidak memiliki kemampuan untuk menginspirasi diri sendiri maupun orang lain.

3.      Specialist (SP)

Specialist adalah seorang profesional, mereka memiliki keterampilan teknis dan pengetahuan khusus yang spesifik yang diperlukan agar suatu pekerjaan dapat diselesaikan. Mereka fokus dengan bidang yang mereka dalami, mereka punya standar sesuai dengan profesionalitas mereka. Specialist menjadi ahli dibidangnya karena komitmen penuh mereka untuk mendalami bidang keahlian tertentu dan tidak meluas.

Opini, pendapat, dan perintah mereka mendapat dukungan sebab mereka tahu lebih banyak tentang permasalahan tertentu yang dihadapi dibanding orang lainnya, dan biasanya mereka dipanggil untuk memberikan kontribusi dalam membuat keputusan berdasarkan pengalaman.

Specialist memegang bagian yang penting dalam sebuah tim, karena keterampilan mereka yang jarang dimiliki oleh orang lain dan karena pengetahuan mereka merupakan kunci untuk memperbaiki masalah yang sedang dihadapi. Mereka memerlukan waktu untuk mengekplorasi suatu hal terkait bidang mereka, sehingga terkadang mereka tidak bisa difokuskan untuk kebutuhan atau permasalahan yang sifatnya mendesak.

Mereka menunjukkan kebanggaan yang besar dalam bidang atau sudut pandang yang mereka tekuni sehingga terkadang mereka kurang tertarik dan tidak memperhatikan bidang atau sudut pandang dari orang lain, terkadang mereka gagal untuk melihat gambaran yang lebih besar.

B.     ACTION ORIENTED

1.      Sharper (SH)

Sharper adalah orang yang memiliki motivasi sangat tinggi, mereka biasanya seorang extrovert yang agresif yang memiliki dorongan dan energi yang kuat untuk selalu menang dan berprestasi. Mereka suka memimpin dan mendorong orang lainnya untuk bertindak, mereka melihat hambatan sebagai suatu tantangan yang menarik, mereka mencari jalan keluar terbaik untuk mengatasi hambatan. Keras kepala dan tegas, mereka cenderung menunjukkan respon emosional yang kuat terhadap segala bentuk kekecewaan dan frustrasi.

Karakteristik Sharper biasanya membentuk seorang manajer yang baik karena selalu berorientasi pada tindakan atau aksi dan berkembang di bawah tekanan. Potensi kelemahan mereka adalah terkadang mereka terlalu argumentatif, tidak sabaran dan kurang memahami perasaan orang lain sehingga kadang tindakannya menyinggung perasaan orang lain.

Dengan adanya Sharper dalam suatu tim, dapat dipastikan bahwa tim tersebut akan bergerak melakukan suatu rencana untuk keluar dari permasalahan. Sharper sangat baik untuk membangkitkan tim dari kelesuan atau kebuntuan, dan berguna dalam mengatasi komplikasi politik yang cenderung memperlambat dilakukannya suatu tindakan. Terkadang mereka cenderung memaksakan pendekatan, pola, atau metode pada tindakan yang mereka lakukan, oleh karena itu harus dipastikan bahwa tujuan mereka selaras dengan tujuan tim secara keseluruhan.

2.      Implementer (IMP)

Implementer merupakan orang yang mengerjakan sesuatu sampai selesai. Mereka mengubah ide-ide dan konsep yang disepakati ke dalam rencana dan tindakan yang praktis. Mereka biasanya konservatif, disiplin, bekerja secara sistematis, efisien, dan terorganisir dengan baik. Mereka adalah orang-orang yang bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Implementer sangat baik dan diperlukan untuk mewujudkan rencana ke dalam tindakan. Potensi kelemahan mereka adalah biasanya mereka kurang fleksibel, dan tidak suka dengan perubahan yang dinamis, mereka lebih nyaman dengan sesuatu yang sudah pernah mereka coba atau sesuatu yang sudah ada, hal-hal baru terlihat beresiko bagi mereka. Saat suatu rencana telah disetujui bersama untuk dilakukan, mereka enggan untuk menyimpang dari jalur rencana yang sudah ditentukan. Rasa enggan ini wajar dan anggota tim yang lain perlu memberikan pemahaman yang lebih mengenai alasan atau logika mengapa diperlukan suatu perubahan dibalik suatu keputusan.

3.      Completer Finisher (CF)

Completer Finisher adalah tipe pemain tim yang perfeksionis dan akan melakukan segalanya demi memastikan semua hal berjalan baik. Ia akan mengecek berulang kali hal-hal yang telah diselesaikan dan sangat memperhatikan detail. Mereka memiliki kebutuhan mendalam akan akurasi dan fokus kepada standar mereka yang tinggi daripada memberikan semangat kepada orang lain. Mereka memberikan usaha yang konsisten dalam bekerja dan tidak terlalu tertarik kepada glamornya kesuksesan.

Namun mereka seringkali membuat rekan-rekan timnya frustrasi dengan terlalu mencemaskan detail kecil. Mereka juga sangat sulit mendelegasikan tugas-tugas karena tidak terlalu yakin dengan kemampuan orang lain. Sifat perfeksionis mereka merupakan sesuatu yang positif, namun terkadang terlalu perfeksionis menyebabkan penyelesaian suatu pekerjaan menjadi tertunda.

Completer Finisher sangat baik untuk melakukan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi dan akurasi yang tinggi, mereka juga adalah orang-orang yang dapat diandalkan saat suatu pekerjaan memerlukan penyelesaian secara total.

C.    PEOPLE ORIENTED

1.      Team Worker (TW)

Team Worker memiliki kemampuan adaptasi terhadap situasi dan orang-orang yang memiliki karakter yang berbeda-beda. Mereka fleksibel, pendengar yang baik, diplomatis, mudah bergaul, dan memperhatikan orang lain.

Potensi kelemahan mereka adalah dalam situasi kritis mereka tidak dapat membuat keputusan yang tegas. Mereka tidak nyaman dengan adanya konflik yang menempatkan mereka pada posisi harus berpihak pada suatu kelompok atau orang, mereka berusaha menghindari konflik dan dalam beberapa kasus hal seperti ini bisa menimbulkan masalah sebab permasalahan yang ada tidak muncul kepermukaan dan bisa jadi terabaikan.

Team Worker memiliki peran untuk menyatukan tim, membuat orang-orang dalam tim dapat bekerja sama dengan lebih baik. Peran mereka adalah mencegah konflik dan masalah interpersonal muncul dalam tim dan dengan demikian memunculkan suasana yang kondusif bagi semua orang untuk berkontribusi secara efektif. Jika terjadi konflik, mereka akan berusaha untuk menenangkan situasi dengan memastikan bahwa setiap sudut pandang dari pihak-pihak yang berkepentingan diakui dan dikemukakan.

2.      Resource Investigator (RI)

Resource Investigator adalah orang yang extrovert, antusias dan cepat dalam bertindak. Mereka pandai berkomunikasi dengan orang-orang baik di dalam dan di luar tim. Mereka pandai dalam mengembangkan ide-ide orang lain. Mereka memiliki kemampuan untuk mengekplorasi pilihan yang tersedia dan melakukan apa yang bisa dilakukan. Mereka cepat dalam melihat kemungkinan-kemungkinan dalam hal-hal baru dan bertindak oportunis.

Potensi kelemahan mereka adalah cenderung kehilangan momentum menjelang akhir proyek dan seringkali melupakan detail-detail kecil.

Resource Investigator pandai dalam mengekplorasi ide-ide, mengembangkannya, mencari sumber daya dan informasi di luar tim. Mereka memiliki banyak koneksi dan menggunakan koneksi untuk membantu mengidentifikasi solusi terhadap suatu permasalahan, mereka membantu untuk menarik dan membawa tim ahli yang berada di luar tim ketika tim membutuhkan bantuan pihak eksternal. Mereka juga adalah penghubung yang paling memungkinkan agar pandangan-pandangan dari setiap pemegang kepentingan di luar tim terwakili selama diskusi dan pengambilan keputusan di dalam tim.

3.      Coordinator (C)

Coordinator sering juga disebut sebagai ketua tim atau pemimpin tim merupakan individu yang mampu melihat bakat dan kemampuan dari setiap anggota tim dan menggunakannya untuk mencapai tujuan tim. Mereka tampil percaya diri dan menangani masalah dengan tenang dan terkontrol serta mendelegasikan dengan efektif.

Potensi kelemahan mereka adalah mereka dapat bersikap manipulatif, mendelegasikan terlalu banyak pekerjaan dan tanggung jawab pribadinya pada orang lain.

Coordinator berperan penting membawa dan memandu anggota tim untuk saling bekerja sama mencapai tujuan bersama. Coordinator memiliki kemampuan untuk membangun sinergi di dalam tim, mengatur sumber daya yang ada dan mengkoordinasikan tindakan sehingga tujuan tim dapat tercapai.

MENCIPTAKAN TIM ALA BELBIN

Formulasi umum yang dapat digunakan dalam membentuk tim yang baik adalah:

·         Seorang Coordinator yang kompeten.

·         Seorang Plant yang brilian.

·         Beberapa orang dengan kemampuan Team-Worker.

·         Penyelarasan antara kemampuan individual dengan tanggung jawabnya terhadap tim.

·         Identifikasi dan perbaikan atas ketidakseimbangan.

Beberapa kemungkinan yang terjadi di dalam tim:

·         Terlalu banyak peran Shaper terlalu banyak kompetisi dan argumen, terlalu banyak pengatur, berpotensi menimbulkan konflik, ketidak-nyamanan, dan perselisihan internal.

·         Terlalu banyak Plant: terjadi penumpukan ide dan sedikit aksi.

·         Terlalu banyak Monitor-Evaluator: konfrontasi dengan Plant, membunuh ide sebelum berkembang.

·         Terlalu banyak ‘orang pintar’ (Plant, Monitor Evaluator, Shaper): terjadi kompetisi intelektual yang dapat menghalangi sukses tim, terlalu banyak analisa dan argument.

Dengan memahami dan menggunakan konsep team role, Anda dapat melakukan banyak perubahan dalam tim, seperti misalnya jika tim Anda mengalami:

·         Under-achievement, Anda membutuhkan tipe Coordinator dan Completer-Finisher yang baik.

·         Konflik, membutuhkan anggota tim dengan karakter Team-worker atau Coordinator yang kuat.

·         Kecenderungan terjadinya error atau kesalahan dalam kerja tim membutuhkan seorang Monitor-Evaluator.

Peran berbeda juga penting dalam berbagai kondisi, seperti:

·         Tim yang baru dibentuk, membutuhkan seorang Shaper yang kuat untuk mulai berjalan.

·         Situasi kompetitif, membutuhkan seorang Plant dengan ide-ide brilian.

·         Dalam area high-risk, seorang Monitor-Evaluator mungkin diperlukan.

Karena itu, seorang team manager harus mampu menganalisa dan menetapkan situasi mana yang membutuhkan tipe karakteristik tertentu; skill seperti apa yang paling dibutuhkan saat itu.

MENCIPTAKAN TIM YANG SEIMBANG

Hasil penelitian Belbin juga membuktikan bahwa tim dengan komposisi peran yang seimbang tampil lebih baik dalam jangka panjang. Disini yang dimaksud dengan komposisi tim yang seimbang, yaitu tim yang terdiri dari individu-individu dengan peran atau perilaku yang berbeda-beda yang saling melengkapi satu sama lain. Suatu tim menjadi tidak seimbang jika anggota-anggota timnya memiliki gaya atau perilaku atau peran yang sama. Jika setiap anggota tim memiliki kelemahan yang sama, maka tim tersebut akan memiliki kelemahan yang sama juga, sebaliknya jika seluruh anggota tim cenderung memiliki kekuatan yang sama, maka kemungkinan antar anggota tim justru cenderung untuk bersaing satu sama lain dan bukannya bekerja sama.

Dengan menggunakan konsep tim yang seimbang, sembilan peran dalam tim bukan berarti sebuah tim harus terdiri dari sembilan orang. Kebanyakan dari individu mampu menjadi efektif di lebih dari satu peran, individu bisa saja memiliki karakteristik lebih dari satu peran, mungkin dua atau tiga. Namun dalam praktiknya tim dengan anggota lima sampai tujuh orang lebih optimal. Tim dengan anggota yang kurang dari lima orang membuat tim cenderung kosong, ada peran tim yang tidak terisi. Tim dengan anggota lebih dari tujuh orang cenderung akan pecah dan terbentuk tim kecil dengan fungsi yang lebih fungsional.

Tim yang tidak seimbang dapat terjadi dalam dua kondisi:

·         Pertama. Ada peran tim yang tidak terisi. Konsekuensi kekosongan peran dalam tim ini contohnya adalah jika dalam suatu tim tidak ada Sharper maka actionnya akan berjalan lambat. Jika suatu tim kekurangan Plant, maka bisa saja tim tersebut tidak mengembangkan strategi terbaik untuk mengatasi suatu permasalahan.

·         Kedua. Sebuah peran di mainkan oleh beberapa anggota tim. Hal ini dapat membentuk terjadinya kompetisi internal dalam tim. Sebagai contoh, jika suatu tim terlalu banyak Plant, maka bisa saja terjadi kompetisi ide, dimana masing-masing anggota akan bertahan pada idenya masing-masing dan kurang memperhatikan tujuan tim secara keseluruhan, hal ini dapat menghambat proses berikutnya yaitu perubahan dari ide menjadi action atau tindakan.

CONTOH KASUS

            Perusahaan Xerox menggunakan Team Role Belbin sejak tahun 2003 dalam berbagai inisiatif. Contohnya adalah penerapan di tim product development untuk produk Xerox seri ColorQube™ 9200. The ColorQube 9200 Series merupakan produk yang penting bagi Xerox. Printer multifungsi (MFP) tersebut menggunakan teknologi solid ink, metode cetak yang meminimalisir waste 90% lebih sedikit dibandingkan produk laser printer sejenis.

Produk tersebut juga sangat rumit secara teknis. Tim product development untuk produk ColorQube 9200 mengadopsi elemen-elemen teknologi dari industri lain dan memodifikasi dan mengadaptasinya untuk menghadirkan fungsi yang spesifik. Terdapat sejumlah besar kode, perangkat mekanikal dan fisik yang harus diintergasikan agar membentuk kesatuan yang berfungsi dengan sempurna. Sebagai contoh, satu grup bertugas mencari cara baru untuk mengkalibrasi print head menggunakan alat pemindai dan sebuah gambar tersendiri tercetak pada perangkat. Proses ini merupakan suatu rangkaian pekerjaan yang rumit.

Selain itu, anggota dari tim tersebut tersebar di beberapa lokasi di seluruh dunia, seperti di AS, Kanada, Inggris dan Malaysia dan harus menemukan cara efektif untuk berbagi informasi dan berkolaborasi dengan kolega di beberapa region. Untuk divisi print head sendiri memiliki lima tim yang berlokasi di tempat-tempat berbeda – dua diantaranya berada di Wilsonville, Ore. Dua tim tersebut bertanggungjawab menciptakan sebuah print head yang terpadu dari empat print head yang terpisah. Mereka kemudian mengirim proyek tersebut kepada tim di Malaysia untuk pengembangan lebih lanjut. Sementara itu, tim di Webster, New York mengembangkan sistem kode rumit untuk subsistemnya dan tim teknisi di Inggris bertanggung jawab untuk mengintegrasi subsistem yang telah terselesaikan menjadi produk final mesin cetak. Dengan tantangan teknis yang rumit, dan variasi anggota tim yang bekerja untuk mencari satu solusi, peluang terjadinya miskomunikasi dan kesalahpahaman cenderung tinggi.

Jeff Blank, wakil presiden divisi Direct Marketing Products mengawasi keseluruhan jalannya proyek bersama dengan Don Tittetington, wakil presiden divisi Print Head and Ink Research Development dan Mark Tennant direktur Advanced Development. Tennant dan Titterington menyadari bahwa mereka terlalu terfokus kepada dilema tim.

Untuk membereskan masalah tersebut, para pemimpin proyek mengadakan workshop Team Accelerator untuk tim ColorQube di Wilsonville, Oregon. Dalam pelatihan tersebut, tim ColorQube memulai dengan menetapkan aturan dasar untuk tim. Kemudian setiap personil diminta untuk mengidentifikasi kebutuhan mereka dan menetapkan ekspektasi. Sebelum pelatihan dimulai, tim tersebut menemukan bahwa solusi paralel yang dikembangkan oleh grup yang berbeda seringkali menjadi sumber konflik. Pelatihan tersebut membantu tim mengidentifikasi masalah tersebut sebelum terjadi. Ketika tim mulai mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan masing-masing, mereka mengembangkan pemahaman yang lebih mendalam mengenai dinamika grup dan cara komunikasi yang lebih baik untuk menghindari masalah.

Dengan mengimplementasikan workshop Team Accelerator, tim ColorCube belajar bagaimana cara mengeluarkan kelebihan yang dimiliki setiap anggota tim dan bekerja bersama untuk menciptakan salah satu produk mutakhir Xerox, tapi pengaruhnya tidak berhenti sampai di situ. Titterington menemukan dirinya mampu menjalankan apa yang telah ia pelajari dalam kesehariannya. “Tidak semua orang akan cocok dengan aturan yang diterapkan. Untuk mencapai sukses saya harus memaksimalkan kekuatan dan memahami area kelemahan saya. Team Accelerator membantu saya mengidentifikasi skill set dan merumuskan teknik yang sebaiknya digunakan,” jelas Titterington. “Sebagai contoh, saya telah mengupdate cara saya memimpin meeting dengan staf dan membuatnya lebih efisien.”

Setelah menikmati sukses pertama dari pelatihan tersebut, Titterington, Blank dan Tennant melihat bahwa Team Accelerator dapat membantu menyelesaikan isu-isu yang terjadi dalam proses sebelum mereka berubah menjadi masalah dan meminimalisir duplikasi pekerjaan, meningkatkan efisiensi keseluruhan. Mengenali bakat dan keunikan dalam diri anggota tim memberikan nilai tersendiri kepada tim secara keseluruhan. Inilah cara Xerox menjalankan bisnisnya.

DAFTAR PUSTAKA

Belbin, M. (2015). Belbin Team Roles: Memahami Peran Dalam Tim.[On-line]. Available FTP: http://karirakademi.com/karir-skill/belbin-memahami-peran-anda-dalam-tim/. Diakses pada tanggal: 12 Desember 2016.

Shift. (2012). Lean Six Sigma di Xerox: Praktekkan Team Role Belbin untuk Maksimalkan Produktifitas. [On-line]. Available FTP: http://shiftindonesia.com/lean-six-sigma-di-xerox-praktekkan-team-role-belbin-untuk-maksimalkan-produktifitas/. Diakses pada tanggal: 12 Desember 2016.

Majalah Shift. (2012). Building A Star Team: Langkah Nyata Menuju Operational Excellence. [On-line]. Available FTP: https://issuu.com/shiftindonesia/docs/shift-issue4-sscx. Diakses pada tanggal: 12 Desember 2016.